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2020.09.04 ブログ

社員の仕事効率が上がるオフィスデザインとは

社員の仕事効率が上がるオフィスデザインとは

最近デザインオフィスや事務所デザインなどの言葉を多く耳にしませんか?
デザインオフィスとは、なにか・デザインオフィスで効率が上がる理由等を紹介させていただきます。

【目次】

1.オフィスデザインとは

2.なぜオフィスデザインによって仕事・業務効率化が向上するのか

3.仕事・業務効率化を促進するオフィスデザイン

4.オフィスデザイン後の社員の変化

 

1.オフィスデザインとは


 

最近のオフィスはカフェなどや食堂などを併用されたり、
従業員の休憩スペースなどがおしゃれな空間に仕上がっているオフィスが増えています。
部署間の空間の使い方、導線の流れの良さの追求
こうしたオフィスは、通称オフィスデザインと言われ、
社員や第三者から見たときにオシャレな会社やおしゃれなオフィスと見えております。

従来のオフィスとは

従来のオフィスはデザイン性や合理性を満たしておらず、
作業場としてのPCとデスクがあるスペースが大半です。
では、一般的なのオフィスを思い描いてください。島型対向式のデスクが並べられているのが一般的です。
これは、産業革命後の工場から職場がオフィスに変わり始めた頃とレイアウトは変わっておりません。
このまま昭和なままのオフィスが変わらずに継続しても基本的に仕事ができますので問題はないと思いますが、
今こんな状況の中急激な変化が問われている会社も少なくはありません。
今後オフィスデザインが増えていく中で昭和オフィスがどうなっていくのかが想像できます。

 

2.なぜオフィスデザインによって仕事・業務効率化が向上するのか


 

1.行動の短縮化・制限

具体的に説明していきたいと思います。
従来のオフィスでは固定された席や固定された場所に足を運び業務をするのが一般的です。
例えば会議室とかですと部署から会議室が少し遠い人なんかだと向かう時間や準備する時間など移動時間で無駄な時間がかかります。
会議を行うのが頻繁な会社なのであれば会議室をメインとしレイアウトを考えることが可能。
そんなに会議をしないのであれば会議室をある必要性もないです。
これらの行動の短縮化により無駄な時間を省いていき仕事に専念してもらえる状況を作り出すことが大切です。

  1. 行動時間のコントロール
  2. 必要な導線のみのレイアウトで無駄を省く
  3. 業務フローとレイ行動時間をコントロールアウトの連動性を高める

2.ストレスの軽減・集中力の向上

基本的に考えてほしいことがあります。
仕事をしている人の多くはストレスが溜まります。
ストレスは、仕事のクオリティを損ねる原因の一つとして
近年ではパワハラ上司等のワードも使われていますね。
先ほどのパワハラ上司は、なぜパワハラをするまでになったのでしょうか。
それは上司と部下との距離が近いからという意見もあります。
これは一般的なオフィスの話で良くあることですね。部署で固まっている状態を作っている。
無駄にコミュニケーションが近すぎて仕事を押し付けていませんか?
これらのストレスがもし、なくなれば比較的に仕事のクオリティが上がります。
集中力の向上から持たすものでもありますね。
デザインオフィスでは基本的にレイアウトを変えるのは当たり前で行います。
人間関係の距離感をうまく作り上げていきましょう。

  1. 無駄なコミュニケーションの排除
  2. クオリティの向上を仕組めるか

1.無駄なコミュニケーションとは

無駄なコミュニケーションは、基本的に業務以外に話すことです。
コミュニケーションがあるからこそストレス改善等も言われていますが取りすぎは良くないです。
例えばコミュニケーションをとる場所と業務をする場所を明確に分けてみたらいかがでしょうか。
冒頭でも説明しているように近年ではオフィス内にカフェがあります。
それらはコミュニケーションスペースとして明確にされた空間です。
そこでカフェの空間で誰も使っていない時間が存在するのであればそこをチームのMTGの席にすることも可能になります。
コミュニケーションはとても大切ですが取りすぎも良くないということです。

2.クオリティの向上

なぜストレスがなくなるとクオリティが上がるのでしょうか。
前提に昭和オフィスでの仕事では、作業最中に上司が横から突っ込んできたりすることはないでしょうか。
これらで失うものは仕事の時間・集中力です。
集中力がせっかくある社員でも外野のせいで集中力が途切れることもあります。
集中力が高く仕事のクオリティが元々高い人でも、横から毎回何かを言われて仕事をすると仕事のクオリティは確実に下がります。
毎日言われたりするということは、基本的な集中力の低下につながりメンタル的なストレスを人は覚えます。
では、ストレスをなくし集中力向上を図るにはどうすればいいでしょうか?
例えばオフィスに数カ所オープン個室を作るのはいかがでしょうか。
必要な仕事、クオリティ求める仕事をする人そこに行き仕事をする。
そうすれば周りの人達も声を掛けなくなりますよね。
逆に大事な話がある場合そこで親身になって人部下の話を聞くことができますよね?

3.モチベーションの向上


部下にもっとモチベーション上げろって言っていませんか?
会社からモチベーション上がる雰囲気を作り上げないと社員もモチベーションは上がりません。
もちろん中にはモチベーションが常に高い人がいますが。大半がそうではないと思います。
平日毎日仕事をしている人からすれば【明日は休みだー】って気持ち的に上がりますよね。
では、逆に休み最終日の日って【明日仕事行きたくないなー】って思いませんか?
それって仕事に行くとまた、上司に怒られるし。
社内うるさくて集中したいのに集中できないしなど色んな理由があると思います。
モチベーションに左右される人をどうにかするよりもモチベーションが上がるオフィスを作る方が良いと思いませんか?

 

3.仕事・業務効率化を促進するオフィスデザイン


ここまで読んで頂いた方は、オフィスデザインを通して何ができるのか何となくイメージできたと思います。
より具体的にイメージしてもらうためにいくつか問題と思にオフィスデザインでどう改善できるか紹介していきます。

  1. オフィスの存在意義を表現
  2. 業務別で効率が悪い部分の明確化
  3. デザインを通してリラックス効果

オフィスの存在意義を表現

デザインオフィスをするにあたってまず考えて頂きたいのは、
オフィスがどういう存在で必要なのか、オフィスがどうありたいかが重要だと思います。
本当にただの場所と思っている人は、デザインオフィスをする必要性もないと思います。
オフィスを通してうちの営業部はこうなって欲しい等と明確にしていることが大切だと思います。
例えば、営業部がオフィスは情報共有の場としての利用目的をメインにしたいと思っている方がいるとしましょう。
大きな部署を構える必要もなくなりますし、部署の方は、デスクが必要ではなくなります。デスク作業をする場合は共用スペースで完結出来る環境づくりで良くなります。
最終的に営業部に必要なオフィスは情報共有の場が必要であり、MTG室のみで問題は解決するかもしれませんね。

 

業務別で効率が悪い部分の明確化

業務別で何をしている把握して頂きたいです。
業務では連動性が非常に重要になります。
それは個人の業務でもそうですしオフィス全体の業務も同様です。
例えば、事務作業をしている人が居るとします。
いつも仕事が終わるのが遅いと思っている人がいるとしましょう。
でも実際に、その事務作業の仕事はどこの部署からもらい作業をしているのでしょうか。
本日付の物をギリギリに渡されたら最終的に事務作業員の仕事が遅いってなっていませんか?
前後に関係する仕事の把握や必要な連動性を確かめる必要があります。
それらを明確にしていきましょう。

デザインを通して集中力の向上

デザイン性があるオフィスだと毎日出勤が楽しくなります。
いるだけで楽しめる空間を作り出すのも重要です。
楽しく仕事ができるという錯覚にもなります。
先ほども紹介いたしましたが、
例えば個室ブースを設けて仕事を常にする形態を作り出したら集中力が上がります。
プラスで観葉植物等の演出をすることにより休憩ではリラックス効果の空間を作り強弱を出します。
そうすることによって仕事に対しての向き合い方を自然とコントロールすることができるでしょう。

 

4.オフィスデザイン後の社員の変化


まとめ、下記の通りです。

  1. ストレスの軽減・集中力の向上
  2. クオリティの向上
  3. モチベーションの向上
  4. 行動時間をコントロール

 

補足で言いますと求人アップ効果などにもかなり評価が高いようです。
有名企業のオフィス紹介記事もございますので気になる方は、是非ご覧ください。

有名企業のオフィスデザイン4選


 

どんな状況でも、皆様に安心していただける素敵な空間をご提案させていただきたいと思っております。 何か、空間(オフィスデザイン・店舗デザイン・お住いなど)お困りごとが、ございましたら、一度ご相談くださいませ。 今後とも、弊社(㈱Imaeda Design)を何卒、よろしくお願いいたします。

 

株式会社Imaeda Design 代表取締役 今枝茂樹 並びに 社員一同

 

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